Articulo 34.obligación de preparar estados financieros. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades debieran cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propcito general, debidamente certificados. tales estados se difindiran junto con la opinión profesional correspondiente, si esta existiera.
El Gobierno Nacional podrá establecer casos en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difucion de estados financieros de propocito general abreviado.
las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podran exigir la preparacion y difucion de estados financieros de periodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente
que cada cuenta tiene un lado débito y un lado crédito, o un debe y un
haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el
principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo
registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta
que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.
Nombre de la cuenta
Es el nombre que
identifica el hecho económico codificado, por ejemplo caja general, bancos,
proveedores, clientes, arrendamiento, etc.
Cuenta contable es
una representación numérica (código) que identifica y representa un concepto o
hecho económico de la empresa, como por ejemplo la compra de una mercancía, la
venta de la mercancía, un pago a un tercero, la consignación de un dinero
en el banco, etc.
La estructura de una
cuenta es la siguiente:
Clase
El primer dígito.
Grupo
Los dos primeros
dígitos.
Cuenta
Los cuatro primeros
dígitos.
Subcuenta
Los seis primeros
dígitos.
Las clases que
identifica el primer dígito son:
Clase 1:
Activo.
Clase 2 :
Pasivo.
Clase 3:
Patrimonio.
Clase 4 :
Ingresos.
Clase 5 :
Gastos.
Clase 6 :
Costos de Ventas.
Clase 7 :
Costos de
Producción o de Operación.
Clase 8 :
Cuentas de Orden
Deudoras.
Clase
9 :
Cuentas
de Orden Acreedoras.
Cada
clase a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y esta en
subcuentas:
Clase
1, grupo 1 genera el código 11
Clase
1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105
Clase
1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505
Partida
doble u Es la base del sistema contable actual que usan las empresas
para reflejar sus transacciones financieras. u El principio del punto
de equilibrio de la balanza es el que se aplica para la ecuación fundamental:
2 Es
la base de la contabilidad actual y consiste en un movimiento contable que
afecta a un mínimo de dos asientos o cuentas, un débito y un crédito y, además,
tiene que haber la misma cantidad de débitos que de créditos; en otras
palabras, débito menos crédito ha de ser cero, para que haya equilibrio en la
contabilidad
Origen de la partida doble u Tuvo como pionero
a Benedetto Cotrugli, quien en su obra "De la mercancía al mercado
perfecto" establece la identidad de la partida doble y señala el uso de
tres libros: u 1- Giornole (Diario) u 2- Cuaderno (Mayor) u 3-
Memoriable (Borrador o recordatorio)
La contabilidad permite identificar, medir,
clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de
las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
(Art. 1, D. 2649/93).
La contabilidad es un proceso de información que
comprende tres aspectos, la causación, efectivo y acumulación, los cuales se
ejecutan en los tres estados financieros simultáneamente: Estado de resultados,
Flujo de caja y Balance general. Las funciones son: recolectar, identificar,
medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir estados financieros,
interpretar, analizar, evaluar e informar, y hacer el seguimiento al desarrollo
de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
Todas las definiciones sobre contabilidad giran en
torno a la norma, que describe un proceso donde confluyen las siguientes
actividades:
1.Recolecta todos los documentos soportes de
contabilidad utilizados durante el período contable, tales como recibos de
caja, consignaciones, comprobantes de pago, facturas de venta, notas de
contabilidad, etc., como resultado de las múltiples transacciones en las
decisiones de inversión en activos fijos, operaciones de compra y venta de
mercancía, pago de gastos y de financiamiento por la consecución de recursos
para desarrollar la actividad.
2.Identifica en cada transacción realizada
contenida en el soporte de contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar
la cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a
cada erogación al considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relación
de causalidad con la actividad, una inversión para la producción de la renta, o
un financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes activos
fijos.
3. Mide el valor económico de la transacción
mediante verificación de precios, cálculos aritméticos, autorizaciones,
requisitos legales. Otro aspecto bien importante de la contabilidad es la
medición de los bienes y derechos que tiene la empresa para producir riqueza,
cuando han pasado varios años de posesión para lo cual se sustenta en estudios
de avalúo técnico para darle un justo precio en contabilidad.
4.Clasifica cada documento soporte de
contabilidad, por grupos homogéneos de operaciones, tales como ingresos de
caja, facturas de ventas, facturas de compras, comprobantes de pago, notas de
contabilidad de ajustes contables, para proceder al siguiente proceso.
5. Codifica cada soporte en la parte pertinente
mediante un código establecido en el plan único de cuentas para los
comerciantes, el que se adopta por cada empresa de acuerdo a las necesidades de
información.
6. Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas
las operaciones similares a la respectiva cuenta, expuestas en los soportes de
contabilidad por las operaciones llevadas a cabo, con el fin de proceder al
siguiente proceso.
7. Registra llevando el Comprobante de Contabilidad
a los libros auxiliares, en primer lugar a la hoja control y luego a sus
respectivas subcuentas para luego elaborar los libros principales de
contabilidad (Diario, Mayor y balances, Inventarios) y presentar los informes
financieros, o también mediante un sistema de información por computador que
consiste en introducir códigos, conceptos y valor de la transacción a la
computadora para obtener el comprobante de contabilidad, libros auxiliares y
principales al igual que los estados financieros.
8. Emite estados financieros, mediante la elaboración
de la hoja de trabajo con el objeto de darle razonabilidad a la información y
terminar el proceso contable.
9.Interpreta los resultados de la contabilidad,
justifica su estructura financiera, elabora los indicadores financieros y de
gestión para encontrar respuesta al desempeño de la administración.
10. Analiza los problemas, mediante el estudio de
causas y efectos para plantear soluciones y planes de mejoramiento de las
situaciones críticas que no permiten lograr el éxito en el mediano y largo
plazo.
11. Evalúa la factibilidad financiera de la empresa
en marcha, e incorpora soluciones a los problemas, con nuevas estratégicas
operativas que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un
análisis de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere
decir que además de las operaciones propias del negocio se muestran otras
alternativas en un horizonte con aproximación a la realidad.
12. Informa a los usuarios los resultados en
primera instancia a la gerencia, luego a la Asamblea General que toma las
decisiones de mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribución de
excedentes. También a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de
valores y empleados los cuales requieren de información.
13. Seguimiento mediante indicadores de gestión
sobre los planes que dan la factibilidad financiera al negocio para llegar al
final del ejercicio económico con resultados y poder dar explicación a las
diferentes situaciones que se solventaron durante el período contable.
La definición de contabilidad como proceso incluye
muchas actividades importantes para obtener el objetivo de información oportuna
y objetiva sobre la razonabilidad de las operaciones, que en la mayoría de las
contabilidades se quedan en la actividad nueve donde apenas sacan unos
indicadores sin análisis ni ubicación en el sector, por consiguiente falta
profundizar los últimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a
las empresas y le da al contador y al administrador la relevancia profesional.
Algunos Gurús de la administración opinan que tomar
decisiones sobre los informes de contabilidad no tiene sentido, primero porque
solamente se limitan a presentar unos estados financieros fríos sin ningún
análisis y evaluación de la situación real, además cuando se presentan ya
tienen tres meses de retardo.
Otros opinan que administrar la empresa con base en
los datos de contabilidad, es como quien maneja un carro mirando por el espejo
retrovisor, pues aunque no se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo
mediante planes de acción para tener éxito en el futuro. (CONTABILIDAD Y
FINANZAS)
Comencemos por la etimología. La palabra
administración viene del latín ad (hacia, dirección,
tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y
significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel
que presta un servicio a otro[1].
Sin embargo, en la actualidad, la palabra administración tiene un significado
distinto y mucho más complejo porque incluye (dependiendo de la definición)
términos como “proceso”, “recursos”, “logro de objetivos”, “eficiencia”,
“eficacia”, entre otros, que han cambiado radicalmente su significado original.
Además, entender éste término se ha vuelto más dificultoso por las diversas
definiciones existentes hoy en día, las cuales, varían según la escuela
administrativa y el autor.
Teniendo todo esto en cuenta, en el presente
artículo se proporciona una definición general de administración que está
basada en la propuesta de un prestigioso autor, con la finalidad de brindar al
lector una idea general del significado del término administración en nuestros
días. Luego, se proporciona una breve explicación de ésta definición y un
axioma para ser considerado.
Según Idalberto Chiavenato, la administración es ´´el
proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para
lograr los objetivos organizacionales´´ (CHIAVENATO, 2004)
Axioma: En pocas
palabras, administrar (ya sea una organización, una familia o la vida de uno
mismo) es decidir con anticipación lo que se quiere lograr y el cómo se lo va a
lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar las
actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas
Establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la
menor cantidad de recursos posible.
Esta definiciónse subdivide en cinco
partes fundamentales que se explican a continuación:
Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma
secuencial, que incluye:
Planificación: Consiste
básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos,
métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo
además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de
acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo que se quiere
lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
Organización: Consiste en
determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién
rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
Dirección: Es el hecho de
influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las
metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente
con el aspecto interpersonal de la administración.
Control: Consiste en
medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que
los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base
en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la
contribución a la corrección de éstas
Uso de recursos: Se
refiere a la utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la
organización: humanos, financieros, materiales y de información.
Actividades de trabajo:
Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la organización y
que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los
objetivos establecidos.
Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la
utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al
azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.
Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la
eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos
(TOMPSON, 2008)
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⇢ Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.
⇢ Los sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos.
https://www.youtube.com/watch?v=c6-SQng3UbY
La Ofimática.
Historia de la ofimática.
El inicio de la ofimática se dio en los años 70´s, con la innovación de las computadoras personales, las cuales tuvieron su principal apogeo en las empresas, dejaron a un lado la maquina de escribir y la fotocopiadora, y empezando a manipular las computadoras.
La ofimática se originó para la gestión de datos, para el poder realizar cálculos principalmente, luego para el almacenamiento de información y finalmente el intercambio de datos con el uso de las redes, la conexión a internet, y demás aplicaciones.
¿Qué es la Ofimática?
La Ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y materiales, los cuales empleamos en muchas ocasiones para funciones de oficina logrando hacer eficiente nuestra labor.
Algunas funciones básicas son las de crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc, los archivos y documentos que estemos necesitado.
Las herramientas de office son:
Word:
Esta herramienta la empleamos más que todo para redactar toda una serie de documentos básicamente.
Pero a la vez es una herramienta que nos permite crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, para introducirle variedad de imágenes, animaciones, sonidos, etc.
Excel:
La herramienta de Excel es principalmente para el desarrollo de hojas de calculo, empleando una serie de formulas para facilitar los distintos procesos.
Se emplea también para llevar la contabilidad del hogar y las empresas, para general facturas, realizar balances control de gastos, sirve como herramienta para hacer estadísticas, entre otros.
PowerPoint:
Esta herramienta denominada PowerPoint es ideal para hacer toda clase de presentaciones, facilitándonos la forma de dar a conocer una serie de proyectos, trabajos o ideas que tengamos planeadas difundir en un medio.
Es empleado en conferencias, discursos y la realización de trabajos dinámicos.
Outlook:
La principal función del Outlook es el administrar varias cuantas de correo en la misma aplicación.
También otro de sus usos es el seguimiento que se le hace a los distintos correo ya sean enviados o recibidos
Cuenta con aplicaciones de calendario, recordatorios, y demás aplicaciones para tener un mejor manejo del tiempo y correos.
Access:
Esta herramienta cumple la principal función de servir como base de datos.
La variedad de aplicaciones que tiene Access son empleadas para el manejo y la administración de contactos, control de inventario, pedidos a realizar, llevar registros, llevar historias clínicas, etc.
InfoPath:
Es empleado para la creación de formularios, plantillas de facturación, para realizar informe de gastos, informe de reuniones, entre otros, permite agregar firmas digitales.
Puede emplearse el formulario de forma digital o se puede imprimir si lo desea aunque el formato digital tiende a ser mas fácil de diligenciar pues los datos en algunos casos solo es cuestión de hacer un click.
Publisher:
Microsoft Publisher es una aplicación fácil de usar que te ayudará a crear boletines, folletos, tarjetas de presentación, páginas Web y prospectos.
Además tiene la facilidad de poder modificar un formato predeterminado, alterando la plantilla a gusto del usuario de esta herramienta.
